Loopt je planning weer door de war doordat een werknemer per ongeluk in de verkeerde tabel aan het werken is? Of is het de zoveelste keer dat iemand een hele rij verwijdert? Dit zijn problemen en frustraties waar je tegenaan kan lopen bij overmatig gebruik van Excel binnen je bedrijf. Excel is in de basis een goed systeem om informatie mee te verwerken binnen je organisaties. De problemen beginnen wanneer organisaties het voor de verkeerde doeleinden gebruiken. Het gebruik van spreadsheets loopt al snel uit de hand....
Excel is een handig programma dat voor verschillende doeleinden gebruikt kan worden. Het kan bijvoorbeeld goed ingezet worden voor rapportages, snelle onderzoeken en het uitwerken van begrotingen. Excel leent zich door de flexibiliteit ook uitstekend voor het gebruik van de administratie binnen je bedrijf. Het is een goed programma om mee te rekenen door de vele functies die het bezit. Denk bijvoorbeeld aan gegevens die je kunt kruisen of de het relateren van tabellen. Voor je het weet is Excel dé bron van waarheid binnen je bedrijf. Dit is handig, maar vooral risicovol. Binnen je bedrijf moet je dan ook rekening houden met het feit dat Excel een informatieverwerker is en géén database applicatie.
Het probleem dat vaak voorkomt binnen bedrijven die gebruik maken van Excel is dat het gebruik van Excel zodanig toeneemt dat het bedrijf afhankelijk wordt van het programma. Hier moet je als organisatie voor oppassen. Het gevaar zit in controle en data integriteit. Het is lastig om in Excel de controle te behouden, want hoe zorg je ervoor dat je werknemers netjes met het bestand omgaan? Daarnaast is het niet veilig om belangrijke administratie in Excel op te slaan en hierdoor afhankelijk van het programma te worden, want Excel is nou eenmaal niet gemaakt voor het permanent opslaan van gegevens. Daarom moet je als bedrijf kritisch zijn en een grens trekken. Wanneer uitval van Excel problematisch zou zijn, ben je te afhankelijk geworden van het programma. Wanneer dit herkenbaar is voor jouw organisatie, is het tijd om onderzoek te gaan doen naar andere oplossingen
Een database applicatie is zo’n andere mogelijkheid. Er zitten veel verschillen tussen Excel en een database applicatie. Excel is een rekenprogramma, in een database applicatie kun je processen daadwerkelijk automatiseren. Denk hierbij aan het vastleggen van business rules, het slim ondersteunen van werkprocessen en borging met passende autorisaties.
Excel is handig binnen je bedrijf als hulpmiddel om snelle onderzoeken mee uit te voeren of begrotingen uit te werken. Maar pas op dat je hier niet in doorslaat. Kijk kritisch naar jezelf: is Excel onmisbaar voor jouw bedrijf? Sla je dingen permanent op in Excel? Lopen werkprocessen vast zonder Excel? Als je op al deze vragen met ja antwoord is het tijd om stappen te ondernemen.
