Optimale planning voor WVA Services.

Met een jaarlijkse afhandeling van ruim 20.000 ritten, is een efficiënte planning essentieel voor een goede service. Om dit proces te stroomlijnen en optimaal te ondersteunen, mochten wij het WvA Platform ontwikkelen.

Uitdaging.

WvA Services begon als een haal- en brengservice voor Porsche garages, service was hierbij van groot belang. Naarmate het klantenbestand groeide en steeds meer chauffeurs werden aangenomen, ontstond de noodzaak voor een centaal systeem. Het alles-in-één systeem om het hele proces te organiseren.

Noodzaak van maatwerk.

Standaard software sluit niet aan op de specifieke eisen van de WVA diensten. De complexe logica van onder andere rittentypen kunnen regulieren systemen niet aan. Zo zijn er bijvoorbeeld verschillende formulieren nodig per rittype, en moet het systeem direct na een aanvraag ritten automatisch inplannen. Daarnaast was een wens om alle handelingen, van het aanvragen en inplannen tot het uitvoeren naadloos in één systeem te integreren. Dit maakt het werk voor serviceadviseurs efficiënter én overzichtelijker.

De motor van WVA-Platform.

Webapplicatie waar Chauffeur, Planning en beheer in samenkomen. Vriendelijke schermen voor telefonisch gebruik en duidelijke overzichten voor desktop gebruikers.

Verschillende soorten ritten

Planningshulpmiddelen

Planning

Ritaanvragen

Urenregistratie

Integraties met andere systemen

Verschillende soorten ritten

Het systeem ondersteunt verschillende soorten ritten, zoals het ophalen en brengen van auto's en het inplannen van leenauto's.

Planningshulpmiddelen

Het platform biedt waarschuwingen en indicatoren om knelpunten of conflicten in de planning te identificeren.

Planning

Planningen kunnen in concept worden opgesteld voordat ze definitief worden gemaakt, wat flexibiliteit in het proces mogelijk maakt.

Ritaanvragen

Serviceadviseurs kunnen eenvoudig ritten aanvragen wanneer een klant een afspraak maakt. Alle benodigde klant- en autogegevens worden verzameld, en indien nodig wordt direct een leenauto ingepland.

Urenregistratie

Chauffeurs kunnen hun uren per rit registreren, wat zorgt voor een nauwkeurige administratie. Ook kunnen zij zelf de beschikbaarheid opgeven.

Integraties met andere systemen

Het platform is geïntegreerd met systemen zoals MOBO voor werkplaatsplanning. Dit maakt het platform een alles-in-een systeem.

Technische uitdagingen.

In de basis klinkt het systeem als een tool om de service verzoeken te plannen. Achter schermen zijn alle processen een kettingreactie. Met het triggeren van een actie zoals een ritaanvraag gaan meerdere ballen rollen. Ook kunnen specifieke stappen overgeslagen worden wanneer deze niet meer relevant zijn. Anderzijds zijn automatische herinneringen ook ingebouwd.

Naast dat deze processen opzich zelf complex zijn is de software in de garage zelf een externe factor. Een koppeling tussen het WVA-Platform en MOBO zorgt voor verminderde invoerfouten doordat gegevens maar eenmaal worden ingevoerd.

Met een oplossingsgerichtte houding, denkt CBYTE mee in onze processen. Doordat we als één team opereren, worden mijn opdrachtgevers ook hun opdrachtgevers. Deze gezamenlijke aanpak heeft het vertrouwen versterkt en maakt het mogelijk om samen naar een succesvolle toekomst toe te werken, waarbij elke schakel in het proces versterkt wordt.

“Met een oplossingsgerichtte houding, denkt CBYTE mee in onze processen.”

Wouter van Aalst

Eigenaar

Co-creatie.

Dankzij de nauwe samenwerking, sinds 2020, konden we deze uitdagingen effectief aanpakken. Het voortdurende afstemmen met de betrokken stakeholders zorgt ervoor dat het platform steeds beter inspeelt op de wensen van garages en chauffeurs. Het team blijft voortdurend in contact met de klant om problemen snel op te lossen maar bovenal voor het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten.

Jouw processen digitaal.

Benieuwd naar hoe jouw processen efficienter kunnen? Maak vandaag nog vrijblijvend een afspraak.

Kennismaken >

Jouw processen digitaal